Geschäftliche E-Mails
Geschäftliche E-Mails
Lernziel
Du kannst geschäftliche E-Mails sinnvoll aufbauen, im passenden Register formulieren und auf Reklamationen und Anfragen reagieren.
Runde 1 / 7
Entdecken
1Einführung
Eine gute geschäftliche E-Mail ist klar gegliedert, höflich und kurz. Das Register hängt von der Beziehung ab: Mit Kundschaft und Vorgesetzten schreibst du formeller als mit Kolleginnen und Kollegen. In dieser Lektion übst du Aufbau, Höflichkeit und typische Wendungen.
Visuelle Erklärung
Aufbau einer geschäftlichen E-Mail
- Betreff
Kurz und konkret: Reklamation Bestellung Nr. 4711
- Anrede
Mit Namen, wenn bekannt: Sehr geehrte Frau Öztürk,
- Einleitung
Bezug und Anlass: Vielen Dank für Ihre Nachricht.
- Hauptteil
Anliegen, Begründung und Bitte in kurzen Absätzen.
- Schluss
Ausblick oder Angebot: Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
- Grußformel
Mit freundlichen Grüßen und Name, Position
Register im Vergleich
| Situation | Anrede | Grußformel |
|---|---|---|
| Kundschaft, Behörden, Vorgesetzte | Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr ... | Mit freundlichen Grüßen |
| Bekannte Geschäftspartner | Guten Tag, Frau ... / Liebe Frau ... | Freundliche Grüße |
| Kolleginnen und Kollegen im Team | Hallo Anna, / Liebes Team, | Viele Grüße / Beste Grüße |
Wenn du unsicher bist, schreibe lieber etwas formeller.
2Lernstoff
Bausteine für typische Anliegen
| Anliegen | Formulierung |
|---|---|
| Bezug herstellen | Bezugnehmend auf unser Telefonat vom Montag ... |
| Um etwas bitten | Könnten Sie mir bitte die Unterlagen zusenden? |
| Dringlichkeit ausdrücken | Ich wäre Ihnen für eine Rückmeldung bis Freitag dankbar. |
| Anlage nennen | Anbei erhalten Sie den Vertragsentwurf. |
| Entschuldigen | Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten. |
| Abschließen | Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. |
Lesetext: Reklamation und Antwort (fiktive E-Mails)
Betreff: Reklamation Bestellung Nr. 4711. Sehr geehrte Damen und Herren, am Montag habe ich bei Ihnen zehn Bürostühle bestellt. Geliefert wurden jedoch nur acht Stühle, zwei davon mit beschädigter Armlehne.
Ich bitte Sie, die zwei fehlenden Stühle sowie Ersatz für die beschädigten bis Ende der Woche nachzuliefern. Sollte das nicht möglich sein, wäre ich Ihnen für eine kurze Rückmeldung dankbar, damit wir einen neuen Termin vereinbaren können.
Ich möchte Sie außerdem darauf hinweisen, dass wir die Stühle für den Einzug in unser neues Büro dringend benötigen. Für Rückfragen erreichen Sie mich über die Nummer in meiner Signatur. Mit freundlichen Grüßen, Dilara Öztürk, Büroleitung.
Runde 2 / 7
Verstehen
Lernstoff
Antwort des Kundenservice
Sehr geehrte Frau Öztürk, vielen Dank für Ihre Nachricht, und bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Die beiden fehlenden Stühle sowie zwei Ersatzstühle werden am Donnerstagvormittag bei Ihnen eintreffen.
Wir haben Ihre Bestellung geprüft und festgestellt, dass der Fehler beim Verpacken entstanden ist. Als Zeichen unseres Entgegenkommens erhalten Sie auf Ihre nächste Bestellung einen Nachlass von fünf Prozent. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, Marco Lehmann, Kundenservice. Bitte prüfen Sie die Ware bei der Ankunft und melden Sie uns Auffälligkeiten möglichst bald, damit wir schnell reagieren können. Alle Namen und Angaben sind erfunden.
Im Büro: Eine Antwort an einen Kunden planen
- Arslan
Herr Kowalski, hätten Sie kurz Zeit? Ich muss einem Kunden absagen und weiß nicht, wie ich es formulieren soll.
- Kowalski
Gern. Worum geht es denn genau?
- Arslan
Die Lieferung verzögert sich um eine Woche. Der Kunde hat schon zweimal nachgefragt.
- Kowalski
Dann würde ich zuerst um Entschuldigung bitten und den Grund kurz nennen.
- Arslan
Zum Beispiel: Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung, die durch einen Engpass beim Hersteller entstanden ist?
- Kowalski
Genau. Danach sollten Sie einen neuen, verbindlichen Termin nennen.
- Arslan
Und wenn ich den Termin noch nicht sicher weiß?
- Kowalski
Dann schreiben Sie lieber, bis wann Sie sich melden. Das wirkt verlässlicher als ein vager Termin.
- Arslan
Gut. Soll ich ihm auch etwas anbieten, zum Beispiel einen Nachlass?
- Kowalski
Das müsste die Abteilungsleitung entscheiden. Setzen Sie sie am besten in Kopie.
- Arslan
Und die Anrede? Wir haben schon mehrmals telefoniert.
- Kowalski
Bleiben Sie bei Sehr geehrter Herr Schulz. Zum Schluss reicht dann Mit freundlichen Grüßen.
- Arslan
Verstanden, danke. Würden Sie den Entwurf kurz gegenlesen?
- Kowalski
Selbstverständlich. Schicken Sie ihn mir einfach weiter.
Schreibaufgabe
Schreibe eine E-Mail (100 bis 140 Wörter) an einen Lieferanten: Eine Bestellung ist noch nicht angekommen, obwohl der vereinbarte Liefertermin vorbei ist. Bitte um eine Erklärung und um einen neuen, verbindlichen Liefertermin.
Prüfe deinen Text
Sehr gut! Dein Text erfüllt alle Punkte.
Musterlösung
Betreff: Ausstehende Lieferung, Bestellung Nr. 2085
Sehr geehrter Herr Braun,
am 3. März haben wir bei Ihnen 40 Kartons Druckerpapier bestellt. Als Liefertermin war der vergangene Montag vereinbart. Bis heute ist die Ware jedoch nicht bei uns eingetroffen, und wir haben auch keine Nachricht von Ihnen erhalten.
Könnten Sie uns bitte mitteilen, wie es zu der Verzögerung gekommen ist? Da unser Vorrat fast aufgebraucht ist, wären wir Ihnen außerdem dankbar, wenn Sie uns bis morgen einen neuen, verbindlichen Liefertermin nennen könnten. Sollte eine Lieferung in dieser Woche nicht möglich sein, bitten wir um eine kurze Rückmeldung, damit wir rechtzeitig planen können.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Elif Kaya
Büroleitung
Vergleiche deinen Text mit der Musterlösung. Dein Text darf anders sein. Was kannst du übernehmen?
Runde 3 / 7
Wörter
Lernstoff
Sprechen (ungewertet)
- Situation
Eine Kollegin bittet dich, eine schwierige E-Mail mit ihr zu besprechen.
- Aufgabe
Erkläre in etwa zwei Minuten, wie du die E-Mail aufbauen würdest: Anrede, Einleitung, Hauptteil und Schluss. Nutze Konjunktiv II.
- Kriterien
Klare Reihenfolge, passende Redemittel, höfliche Formulierungen, kurze Begründung für das gewählte Register.
3Beispiele
-
Sehr geehrte Frau Öztürk,
Formelle Anrede mit Namen
-
Bezugnehmend auf unser Telefonat vom Montag schreibe ich Ihnen wegen der Lieferung.
Einleitung mit Bezug
-
Könnten Sie mir bitte die Unterlagen zusenden?
Höfliche Bitte im Konjunktiv II
-
Ich wäre Ihnen für eine Rückmeldung bis Freitag dankbar.
Konjunktiv II mit Frist
-
Sollten Sie Fragen haben, melden Sie sich bitte.
Bedingung ohne wenn: Das Verb steht am Anfang.
-
Anbei erhalten Sie den Vertragsentwurf.
Hinweis auf die Anlage
-
Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Entschuldigung in formeller Sprache
-
Wir freuen uns auf eine weitere gute Zusammenarbeit.
Freundlicher Schluss
-
Ich habe Frau Brandt in Kopie gesetzt.
in Kopie setzen = zur Information mitschicken
-
Mit freundlichen Grüßen
Standardgruß im formellen Schreiben
4Wortschatz
-
die Anrede
Plural: die Anreden
-
der Betreff
Plural: die Betreffe
-
die Grußformel
Plural: die Grußformeln
-
die Anlage
Plural: die Anlagen
-
der Verteiler
Plural: die Verteiler
-
die Reklamation
Plural: die Reklamationen
-
das Anliegen
Plural: die Anliegen
-
die Rückmeldung
Plural: die Rückmeldungen
-
die Unannehmlichkeit
Plural: die Unannehmlichkeiten
-
das Entgegenkommen (Sg.)
-
nachliefern
-
auf etwas hinweisen
-
Bezug nehmen auf
-
zur Verfügung stehen
Wörter-Check
Kurz geprüft: Weißt du die neuen Wörter noch?
der, die oder das?
Richtig ist: die Reklamation
der, die oder das?
Richtig ist: die Anlage
der, die oder das?
Richtig ist: der Verteiler
Runde 4 / 7
Üben
5Grammatik
Höflichkeit und Register: Konjunktiv II und Konditionalsatz ohne wenn
Höfliche Bitten formulierst du im Konjunktiv II. Eine Bedingung kannst du ohne wenn ausdrücken: Dann steht das Verb am Satzanfang.
| Funktion | Neutral | Formell |
|---|---|---|
| Bitte | Schick mir bitte die Datei. | Könnten Sie mir bitte die Datei zusenden? |
| Wunsch nach Antwort | Antworte bis Freitag. | Ich wäre Ihnen für eine Antwort bis Freitag dankbar. |
| Bedingung | Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie an. | Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie gern an. |
| Dank | Danke für die Mail. | Vielen Dank für Ihre Nachricht. |
| Verweis | Wegen deiner Mail vom Montag ... | Bezugnehmend auf Ihre E-Mail vom Montag ... |
- Wichtige Formen im Konjunktiv II: könnte, würde, dürfte, wäre.
- Bedingung ohne wenn: Sollten Sie Fragen haben, ... = Wenn Sie Fragen haben, ...
- Formell: Ihre, Sie, Ihnen schreibst du immer groß.
6Übungen
Probiere es selbst. Du bekommst sofort eine Rückmeldung.
Lies die E-Mails im Lesetext. Wähle die richtige Antwort.
Sie bittet um die zwei fehlenden Stühle und um Ersatz für die zwei beschädigten, also um vier Stühle. Den Nachlass bietet das Unternehmen von sich aus an.
Formuliere formell mit dem Konjunktiv II von sein. Neutral: „Antworten Sie bitte bis Freitag.“
Die formelle Wendung lautet Ich wäre Ihnen für ... dankbar.
Welche Funktion hat der letzte Absatz der Antwort des Kundenservice?
Der Nachlass ist ein Entgegenkommen, der Schlusssatz lädt zu Rückfragen ein. Der Liefertermin steht schon im ersten Absatz.
Ordne die informelle Wendung der formellen zu.
Formell nutzt du Konjunktiv II, ganze Sätze und feste Grußformeln.
Ergänze den Konjunktiv II von können.
Höfliche Bitte im Konjunktiv II: wenn Sie ... zusenden könnten. Das Modalverb steht am Ende des Nebensatzes.
Bilde einen höflichen Satz.
Nach bitten folgt eine Infinitivgruppe mit zu: Ich bitte Sie, mir die Ware nachzuliefern.
Runde 5 / 7
Weiter üben
Übungen
Gehört der Satz in die Einleitung oder in den Schluss?
Die Einleitung nennt Bezug und Anlass, der Schluss bietet Hilfe an und grüßt.
Welcher Satz passt in eine E-Mail an eine Kundin, die du nicht kennst?
Gegenüber Fremden passt Sie mit Konjunktiv II. Ich erwarte und die Drohung sind zu fordernd, du und super zu privat.
Ergänze die formelle Anrede.
Die formelle Anrede eines Mannes lautet Sehr geehrter Herr ..., die einer Frau Sehr geehrte Frau ....
Welcher Betreff eignet sich für eine Reklamation am besten?
Der Betreff soll Anlass und Vorgang konkret nennen, am besten mit Nummer. So lässt sich die E-Mail sofort zuordnen.
Lies den Dialog „Im Büro“. Was rät Herr Kowalski, wenn der neue Termin noch unsicher ist?
Er sagt: Schreiben Sie lieber, bis wann Sie sich melden. Das wirkt verlässlicher als ein vager Termin.
Runde 6 / 7
Hören & Sprechen
Hören und Sprechen
Hör genau hin und sprich laut mit. Das trainiert Ohr und Aussprache.
Dein Browser hat keine deutsche Stimme. Die Höraufgaben kannst du überspringen oder in einem anderen Browser machen (z. B. Chrome, Safari, Edge).
Hör zu: Welchen Satz hörst du?
Du hast gehört: Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Hör zu: Welchen Satz hörst du?
Du hast gehört: Anbei erhalten Sie den Vertragsentwurf.
Hör zu und schreib, was du hörst.
Du hast gehört: zur Verfügung stehen
Hör zu und sprich den Satz laut nach.
So klingt es: Sehr geehrte Frau Öztürk,
Hör zu und sprich den Satz laut nach.
So klingt es: Ich wäre Ihnen für eine Rückmeldung bis Freitag dankbar.
Runde 7 / 7
Test
7Zusammenfassung
- Eine E-Mail hat Betreff, Anrede, Einleitung, Hauptteil, Schluss und Grußformel.
- Das Register richtet sich nach der Beziehung: formell mit Kundschaft, lockerer im Team.
- Höfliche Bitten stehen im Konjunktiv II: Könnten Sie ...?, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn ...
- Sollten Sie Fragen haben, ... ersetzt Wenn Sie Fragen haben, ....
8Abschlusstest
Zeig, was du gelernt hast. Am Ende siehst du dein Ergebnis.
Was bedeutet Sollten Sie Fragen haben, ...?
Bedingung ohne wenn: Das Verb steht am Satzanfang.
Welche Kombination passt für die erste E-Mail an eine unbekannte Kundin?
Gegenüber unbekannter Kundschaft sind Anrede und Gruß formell. Formelle Anrede und privater Gruß passen nicht zusammen.
Formuliere ohne wenn. Ausgangssatz: „Wenn das nicht möglich ist, bitte ich um eine kurze Rückmeldung.“
Bedingung ohne wenn: sollte steht am Anfang, der Infinitiv am Ende des Nebensatzes.
Wähle das passende Nomen.
die Unannehmlichkeiten entschuldigen ist die feste formelle Wendung für eine Entschuldigung.
Bilde einen Schlusssatz.
sich freuen auf + Akkusativ: Wir freuen uns auf Ihre Antwort.
Was bedeutet es, jemanden in Kopie zu setzen?
Wer in Kopie steht, wird informiert, ist aber nicht der Hauptadressat.
Lektion geschafft!
0/6 im Test richtig
Das kannst du jetzt:
Du kannst geschäftliche E-Mails sinnvoll aufbauen, im passenden Register formulieren und auf Reklamationen und Anfragen reagieren.
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